세무법인이나 금융사처럼 고객에게 여러 증빙서류를 받아야 하는 기업에서는 서류를 요청하는 일만큼 제출 여부를 확인하고 관리하는 데도 반복적인 업무가 발생한다. 고객 역시 필요한 서류를 기관별로 찾아 발급한 뒤 내려받아 다시 기업에 보내야 한다. 헥토데이터가 이 과정을 링크 발송과 본인인증만으로 연결하는 서류 제출·관리 플랫폼을 내놨다. 고객이 인증하면 필요한 서류를 해당 기관에서 기업으로 연계하고 기업은 요청부터 접수 현황까지 한곳에서 관리하는 방식이다.
데이터 전문기업 헥토데이터(대표 오승철)는 공공·세무 서류의 요청과 제출, 관리를 통합한 플랫폼 ‘서류ON’을 출시했다. 서류ON은 홈택스와 정부24, 대법원 등 여러 기관을 연계해 현재 30종의 공공·세무 서류를 지원한다. 고객에게 서류 제출을 요청하는 세무법인과 금융사 등을 주요 활용 대상으로 한다.
헥토데이터가 홈택스·정부24·대법원 등 여러 기관의 공공·세무 서류를 연계해 요청부터 제출, 관리까지 지원하는 ‘서류ON’을 출시했다. (자료 제공: 헥토데이터)
이용 방식은 기업이 고객에게 필요한 서류의 안내 링크를 보내는 것에서 시작한다. 고객이 해당 링크에서 간편인증이나 공동인증서 등을 이용해 본인인증을 완료하면 필요한 서류가 기관에서 기업으로 시스템을 통해 제출된다.
고객이 직접 기관에서 서류를 발급하고 파일을 내려받은 뒤 다시 기업에 전송하는 과정을 줄인 구조다. 헥토데이터는 시스템을 통한 서류 제출로 잘못된 서류를 전달할 가능성과 문서 위변조 위험도 낮출 수 있다고 설명했다.
서류 요청부터 접수 확인까지…기업의 반복 업무도 한곳에서
기업은 서류ON에서 고객별 서류 요청과 접수 등 업무 진행 현황을 통합 관리할 수 있다. 고객마다 어떤 서류를 안내했는지, 제출이 완료됐는지를 확인할 수 있어 개별적으로 제출 여부를 확인하는 반복 업무를 줄이는 데 초점을 맞췄다.
특히 여러 고객에게 다양한 증빙서류를 반복적으로 요청해야 하는 업무에서 활용할 수 있다. 기업에는 서류 요청과 접수 관리 과정을 단순화하고 고객에게는 발급·다운로드·재제출 단계를 줄이는 방식이다.
헥토데이터는 출시 시점 기준 공공·세무 서류 30종을 지원하며 최초 가입 기업에는 한 달 동안 20건을 무료로 제공한다. 향후 기업의 업무 수요에 맞춰 연계 기관과 지원 서류, 적용 업종을 추가할 예정이다.
헥토데이터 관계자는 “서류ON은 기업이 고객에게 서류를 요청하고 제출 여부를 확인하는 반복 업무를 줄이는 동시에 고객의 제출 과정도 간편하게 만드는 서비스”라며 “향후 지원 기관과 서류, 적용 업종을 지속 확대해 다양한 기업의 서류 업무를 효율화하는 플랫폼으로 고도화하겠다”고 말했다.
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